CAP. AS-IS · 2026 Q2
Marketing Agency

Hogyan működik most a CAP.

AS-IS folyamatfelmérés a vezetőség számára. 8 területünk, központi rendszereink, és a közös fájdalompontok, amik a legnagyobb értéket fogják felszabadítani az új ERP-ben.
KészítetteMundweil Zsolti / COO
Időszak2026 április
Forrás41 doksi + 5 diagram-mappa
02
Bevezető

Miért most, és miért így?

Az új ERP fejlesztését Leon vezeti, célzott átállás 2026-07-01, MiniCRM kivezetés 2026-08-01. Mielőtt eldöntjük, mit építünk, dokumentáltuk, hogyan működik most a CAP. minden területen.
01 / Cél
Egységes kép
Vezetőség egy oldalra láthatja, ki, mit, miért, milyen rendszerben csinál.
02 / Cél
Fájdalompontok
Cross-cutting problémák azonosítása, amelyek minden területet érintenek.
03 / Cél
Prioritás vita
Közös eldöntés, melyik fájdalompont a legdrágább, ez ad scope-ot az ERP-nek.
Megjegyzés: ez tisztán AS-IS bemutató. TO-BE (mit fogunk csinálni az új ERP-vel) külön körben: május 4-i hét és május 11-i workshop.
03
Áttekintés

Cég nagy vonalakban

~20
Aktív munkatárs
3
Lokáció (HU, Dubaj, Írország opció)
2
Jogi entitás (CAP. Kft. + NOCAP Dubaj)
8+1
Felmért terület + tracking

Tulajdonosok és vezetés

Nemeskéri PéterCEO, társtulajdonos · Peti
Mérő AlexAlapító, tulajdonostárs · Axi
Mérő LeonAlapító, tulajdonostárs, ERP fejlesztés
Mundweil ZsoltiHead of Operations
Erdős GáborHead of Delivery
Kovács BenjáminHELL ICE COFFEE PM · Benji
Üzleti modell elmozdulás (TO-BE érintőlegesen): darabszám alapú videócsomag → kampány alapú értékteremtés. Részletes vita külön körben.
04
Rendszer

Központi rendszer ma: MiniCRM

Minden ügyfél, projekt, jelölt és belső feladat MiniCRM r3-ban fut (SystemID 79418). 5 kategóriába szervezve. Augusztusban váltjuk le saját ERP-re.
Cat 71
Értékesítés
Sales pipeline, ajánlatok, deal lezárás. 632 aktív lap, 17 státusz.
Cat 88
Ügyfél projektek
Delivery pipeline, 9 fázis, 34 automatizáció.
Cat 76
Toborzás
HR pipeline. 192 jelentkező Előszűrés státuszban ragadt.
Cat 77
Ajánlat termék
Külön ajánlat-kiállító modul (nem kommunikál Cat 71-gyel).
Cat 72
Belső feladatok
Ad-hoc belső TODO-k.
+11 rendszer
Körülötte
n8n, Apps Script, Framer, Baserow, Quick, Quantum, Frame.io, Google Workspace.
05
Térkép

9 felmért terület

01
Sales
Lead → ajánlat → szerződés → handoff
02
Delivery
9 fázisú gyártási pipeline
03
Finance
7 részfolyamat + zárás + támogatás
04
HR
Toborzás → onboarding → karrierút → kilépés
05
Legal
11 párhuzamos jogi folyamat
06
Office Mgmt
3 sapka: iroda + HR admin + pénzügyi admin
07
Marketing
CAP. saját brand tartalomgyártás
08
IT / Tech
11+ rendszer, n8n + Apps Script
09
Tracking
Bér + óra + projekt allokáció (cross-cutting)
06
01 · Terület

Sales

Lead beérkezésétől a Delivery-nek átadásig. Központi felelős Csík Martin (sales munkatárs), párhuzamosan Mérő Alex visz saját meetingeket. Peti az árazási döntéshozó és minden szerződés aláírója.
01Lead
02Időpont
03Igényfelmérő
04Ajánlat
05Tárgyalás
06Szerződés
07Deal lezárás

Csatornák

  • Framer weboldal form (büdzsé alapján auto-kategorizál)
  • Email, telefon, személyes ajánlás
  • Új lead → Google Chat push, automata visszaigazoló email

Mérőszámok

  • 632 aktív sales adatlap, 17 státusz
  • 3 hó default szerződés (átállás fél év / 1 év felé)
  • Deal vesztés zöme a szerződéskiállítás fázisban
Mai gyenge pont: Ajánlat termék és Értékesítés termék MiniCRM-en belül nem kommunikál, PDF letöltés és újra-feltöltés kell. Régi fix ügyfeleknél hiányzik az ajánlat / szerződés / szolgáltatás adat.
07
02 · Terület

Delivery

9 fázisú lineáris pipeline MiniCRM Cat 88-ban. Cél: 1 ciklus = 30 nap. Erdős Gábor Head of Delivery, Bátony Vágó Manager. PM-ek (Zsófi, Levi, Kincső, Koppány stb.) viszik az operatív részt. Benji Creative Lead pozíciója ideiglenesen Gáborhoz került április végétől (videó ellenőrzés, kreatív review), mert Benji a HELL ICE COFFEE projekt PM-jeként dolgozik.
0Handoff
110-es lista
2Stratégia
3Előkészítés
4Pre-prod
5Forgatás
6Vágás
7Projektzáró
8Posztolás
9Befejezett
34
Automatizáció (státuszváltás, email, teendő)
37
Teendő sablon (PM kéziszótár)
9
Email sablon (4 auto, 2 manuális)
200+
Szereplő Baserow castingban
Bottleneck: Projektzáró meeting, ha a PM nem szervezi le, a folyamat elakad. Vágási belső review (PM → Gábor / Creative Lead helyettes) Frame.io-ban fut, MiniCRM-en kívül, nem trekkelt.
08
03 · Terület

Finance

7 folyamatterület + stratégia + negyedéves zárás. Operatív felelős átadás Zsoltitól Vesztróczy Balázsnak: április vége óta heti 10-15 óra, augusztustól full-time.
01
Bejövő számlák
NAV API + alvállalkozói számla, sztornó audit, Quick projektkód
02
Kimenő számlázás
Számlázz.hu (Balázs egyedüli user), ismétlődő számla, EUR/USD
03
Tételes költségkimutatás
3 nap reklamációs ablak, Gábor jóváhagyás
04
Költségellenőrzés + utalás
Quick → eBiz, Peti banki approval marad
05
Kintlévőség
3 szint: Számlázz.hu / Balázs email / Áron→Paulicska
06
Kontrolling + Reporting
Quick + 4 szintű kimutatás (L1-L4 Pénzügyi Szemle)
07
Bérszámfejtés + adó
Eszter Certax, EFO + Quantum + bejelentett
+ Stratégia
Pénzügyi támogatás + zárás
Pályázat (Balázs), Q-zárás (Krisz Certax)
Külsős partnerek: Certax Consulting (Janka könyvelés / Eszter bér / Krisz zárás), Paulicska Ügyvédi Iroda (300k/hó átalány, Áron koordinál), OTP, Számlázz.hu, Quick, Quantum.
09
04 · Terület

HR

Toborzási oldal strukturált (MiniCRM Cat 76 + Framer form + motivációs videó + 40 perces interjú). Életciklus többi szakasza részben dokumentált, részben informális. Peti vezeti, Dalma operatív admin, Áron jogi papír, Rita külsős HR (félig aktív).
01Igény
02Hirdetés
03CV szűrés
04Mot. videó
05Interjú
06Felvétel
07Onboarding
08Kilépés
192
Jelentkező Előszűrés státuszban ragadt
~20
Mai létszám · cél: 20-30 fő évvégére
4
Foglalkoztatási mód: bejelentett, Quantum, EV, EFO
2
Karrierút: Vágó (bevezetve 2026-05-01), PM (bevezetés folyamatban)
Hiányzó protokollok: kilépési workflow nincs (eszköz, hozzáférés, exit interjú); belépő admin checklist nincs; karrierút Content / PPC / Operatőr / BO / Account / Grafikus pozíciókra nincs (deadline 2026-08-31).
10
05 · Terület

Legal

Önálló sávként 2026 áprilisa óta Balázs Áron jogi koordinátor (NEM ügyvéd) vezetésével. Külsős ügyvédi iroda: Paulicska (Tamás + Csilla, 300k/hó átalány). 11 párhuzamos folyamat, közös tracking: SZERZŐDÉS STÁTUSZ 2026 Sheets.
1. Ügyfélszerződés
Sales → e-szerződés platform → MiniCRM
2. Munkaszerződés
Új belépő → Áron → Zsolti NAV bej.
3. Alvállalkozói
Vágó / operatőr / komplex keret
4. Szereplői
PM forgatás napi flow, EV/cég/FO
5. Partneri ügynökségi
Fuse-típus, Axi NDA → keret
6. Aláírt papír iktatás
Heti szkennelés, Drive + fizikai mappa
7. Tracking frissítés
SZERZŐDÉS STÁTUSZ 2026 (7 lap)
8. Eszkaláció
PM → Áron → Paulicska
9. Kintlévőség behajtás
Balázs → Áron → Paulicska (FMH)
10. TIG
Sablon van, workflow design alatt
11. Kiküldetés-rendelvény
Saját autó forgatás, Áron + Peti utalás
Volumen
Aláírt állomány
6 vágó + 3 operatőr kötés alatt · 117 szereplő üres státusz · ÜGYFELEK lap backfill alatt
11
06 · Terület

Office Management

Diernbeck Dalma Office Manager (Quantum, 20h/hét, heti 3 iroda nap). 3 sapka: iroda + HR admin + pénzügyi admin segítő. NEM fér Quick / MiniCRM-hez.

Fő pipeline-ok

Napi
Office Vibe
Hetes beosztás (kukás + mosogatós), reggeli rend, ad-hoc
Napi
backoffice@ gatekeeper
Számla forward Quickbe, sürgős ping Zsoltinak
Forgatás
EFO + Quantum bejelentés
PM jóváhagyás → email → NAV-Mobil 120 nap check → EFO Pro / Quantum portál
Havi
Számlabegyűjtés (30-án)
Zsolti hiányzó lista → Dalma begyűjt
Havi
Beszerzés
Kifli.hu (havi), fizikai bolt (ad-hoc)
Havi
Bérelszámolás
Quantum portál felvitel + Sheets felvezetés
Strukturális hiányok: belépő onboarding checklist nincs · kilépő protokoll nincs · iroda nyitás/zárás protokoll nincs · beszerzési önálló összeghatár nincs definiálva · Rutin lap napi pipa nem töltődik · heti memó (előző + következő hét) nem készül.
12
07 · Terület

Marketing: CAP. saját brand

Hollós Maya teljes munkaidő egyetem mellett. Vízió 90% Axi élőszó, 10% 3628 soros Google Docs brain dump. 95% a folyamatból Maya fejében.
Vágás
Fuse Creative kredit
400-800k Ft/hó batch, 60 videó cap. HF 14k / LF 7k / videó. ClickUp form Maya tölti.
Forgatás
Heti 3 nap
HF operatőrrel (50-80k Ft/hó), LF Maya saját telefonnal. CAP. iroda 95%.
Posztolás
Metricool, 4 platform
TikTok, Insta, FB, YouTube Shorts cross-post. LinkedIn külön Stickyvel.
Komment
Manychat (csak Insta)
Bátony állította be. TikTok manuális.
Riport
Windsor + n8n
Havi 5-én. Csak TikTok + Insta. FB / YT / LinkedIn vakfolt.
Vakfolt
Strukturáltság hiánya
Nincs tartalomnaptár, forgatási checklist, operatőr DB, SLA Fuse-szal.
Top 3 fájdalom (Maya saját szavai): 1. Strukturáltság hiánya (Axi fejében marad) · 2. Hónapra előre tervezés hiánya · 3. Forgatási logisztika (1 videó akár fél nap).
13
08 · Terület

IT / Tech infrastruktúra

12 fő rendszer, ~10 Apps Script projekt, 8 aktív n8n workflow. Zsolti workflow + admin, Leon infra (n8n, Cloudflare, DNS), Boti + Kona Framer + form bridge, Ábel Apps Script dev.
MiniCRM r3
KRITIKUS · legnagyobb baj ha leáll
n8n szerver
Hetzner ~$15/hó · 8 workflow
Apps Script (4)
Forgatási Adatbekérő, Vágási Dashboard, Átszámlázás kalkulátor, Quick Sync
Framer + Kona backend
Boti 10k/h, Form-MiniCRM bridge
Baserow DB #196
200+ szereplő casting
Google Workspace
€496/hó · 31 fiók · 4 shared drive
Quick + Quantum
Pénzügy + bér admin
Frame.io
$75/hó · státusz log Pro tier-en nem elérhető
Legfontosabb hiány: n8n error workflow nincs setupolva → hibajelzés nem érkezik · Apps Script kódok sehol exportálva (sem Git, sem Drive) · n8n workflow JSON nincs verziókövetve · Apps Script trigger-leltár nincs központilag.
14
09 · Cross-cutting

Tracking rendszer: központi adatprobléma

13 fő tracking xlsx + ~40 egyéni Sheets, 3 rétegben. Cél: havi/negyedéves bontásban ügyfelenkénti munkavállalói költség → ügyfél P&L. Bér master adat 4-5 helyen duplikálva, manuális szinkron.
80%-ig jók az adatok, de van, ami eltér a valóságtól. Akkora erőbefektetés lenne mindent folyamatosan adminisztrálni és módosítani, hogy nem csináljuk. Mundweil Zsolti, Head of Operations
Layer 1
~40 egyéni Sheets
Munkavállalói saját óra/teljesítmény
Layer 2
Tematikus aggregátor
PM / Vágó / Operatőr / Script / Szereplő tracking
Layer 3
Bérösszesítő hub
13 lap, master DB → Quick dummy költség
Következmény: Peti nem bízik meg a kontrolling kimutatásban → nem dönt rá. Realizációs elv sérül (bevétel = szerződés dátum, költség = teljesítés dátum, időszaki torzulás, pl. DruIT, Mindwell). Quick "Kifizetett" hazudik (banki visszacsatolás nincs).
15
Külön sávok

Két nem kialakult blokk

Két olyan üzleti vonal, amelyik él, jelentős bevételt termel, de back office szempontból nincs kialakult folyamat.
Lokáció

Dubaj · NOCAP Digital Agency

Külön jogi entitás, Axi viszi a sales és a tartalomgyártást. Magyar oldalon a MireSzamlazunk mező különbözteti meg a HU-tól.

Back office szempontból eddig semmilyen folyamat nincs kialakulva: szerződés, számlázás, bérezés, kontrolling mind ad-hoc.
Csatorna

Partnerügynökségi kommunikáció + tracking

Fuse Creative Agency (és potenciális jövőbeli partnerek). NDA + keretszerződés Áronnál, ügyfél átadás-kommunikáció a partner felé.

Van működő folyamat, de még nincs jól kitalálva: ügyfél átadás konkrét lépései, kommunikációs sablon, átfutási idő hiányos.
16
Vita tárgya

Cross-cutting fájdalompontok

8 csoport, amelyik minden területet érint. Kattints a kártyára, hogy közösen kijelöld, melyik a legfontosabb az ERP-ben elsőként.
01
Adatminőség és duplikáció
Bér master 4-5 helyen · Quick "Kifizetett" hazudik · Számlázz.hu ↔ Quick eltérés · 192 jelentkező Előszűrés ragadt · régi fix ügyfeleknél hiányzó adat.
02
Hiányzó protokollok
Kilépés HR · belépő admin checklist · karrierút több pozícióra · TIG workflow · 15-30 napos behajtás sablon · részletfizetés rögzítés · iroda nyitás/zárás.
03
Single point of failure
Peti banki utalás · Balázs Számlázz.hu egyedüli user · Maya laptop + telefon · Zsolti tudásmonopólium (folyamatban Balázsnak).
04
Belső kommunikáció fragmentált
Pénzügyi kérdés Gábor-Zsolti-Peti vegyes · Sales→Delivery handoff "Fix ügyfél" pipa protokoll · Sales→Legal Chat-en · Axi vízió → Maya nem strukturált.
05
Verziókövetés és backup
Apps Script kódok sehol · n8n workflow JSON nincs · Drive elnevezési konvenció leírás nélkül · n8n error workflow nincs setupolva.
06
Mérés vakfoltok
TikTok riport csak TikTok · Frame.io státusz log nem elérhető · PM jóváhagyási gomb nem loggolt · 40k bonus tracking · Realizációs elv sérül · Kintlévőség 30+ nap = ~10.8M Ft, ~20 ügyfél.
07
Manuális duplikáció
Posztolás Sheets + MiniCRM · Martin saját Excel + MiniCRM · Ajánlat termék + Értékesítés termék nem kommunikál · Forgatási Adatbekérő ↔ szereplő szerződés különálló sín.
08
Strukturálatlan üzletágak
Dubaj NOCAP back office folyamat nincs · Partnerügynökségi tracking és átadás-átvétel még nincs jól kitalálva.
Most beszéljük meg: melyik csoport adja a legtöbb fájdalmat ma, és melyiket éri meg az ERP-ben elsőként megoldani? Klikk a kártyára = közös prioritás jelölés.
17
Ütemterv

Mi következik?

Leon meeting (2026-04-29) alapján rögzített idővonal az új ERP fejlesztésig és átállásig.
04.30
AS-IS lezárás (Zsolti elutazás)
05. 04. hét
TO-BE kör Leon + Zsolti
05. 11. hét
Workshop (Sales + PM modul)
05.25
Fejlesztés indul (Leon vezeti)
06. utolsó hét
Belső teszt + átadás
07.01
ERP átállás
08.01
MiniCRM kivezetés
Miért ez a határidő: ezeket a határidőket szeretnénk tartani, hogy Leon július 15-től ki tudjon kapcsolódni. Cél, hogy júli 15-re az ERP éles, augusztus már csak bevezetési fázis.
18
Jövőbeli potenciális elem

Frame.io vágási státusz tracking az ERP-ben

Nem AS-IS, jövőbeli lehetőség. Cél: a vágási folyamat időbeli mérése: státusz váltások közti delta automatikus logolása (pl. "In Review" → "Approved" mennyi időbe telik). Frame.io natívan nem ad státusz history endpointot, két közvetett megoldás van.
Megoldás A
Audit log (V4 API)
Account Admin endpoint, retroaktív ellenőrzés. Limit: 30 nap rolling window, utána cold storage, API-ból nem elérhető. Csak audit célra jó, nem operatív méréshez.
Megoldás B (ajánlott)
Webhook + saját timestamp store
Event: metadata.value.updated. Élőben fut, nincs 30 nap limit. Saját DB: file_id, status_uuid, timestamp, user_id.

Architektúra (B megoldás)

Frame.io webhook (metadata.value.updated)
    ↓
N8N (vagy saját endpoint)  ·  filter: status field UUID
    ↓
DB tábla: file_status_log (file_id, status_uuid, status_label, ts, user_id)
    ↓
Riport: két státusz közti delta SQL LAG() ablakfüggvénnyel
Mit ad az ERP-nek: vágás throughput mérés (átlag napok / státusz), bottleneck azonosítás (PM review vs. Creative Lead review vs. ügyfél jóváhagyás). Korlát: mező-specifikus webhook subscribe nincs (workspace-szintű, kliens oldali filter kell), status UUID alapú (mapping tábla), experimental API header. Részletes spec: vagas-tracking.md.
Marketing Agency

Köszönöm, jöhet a vita.

Két kérdés, amit közösen most döntünk el:

1. Melyik a 8 fájdalompont közül a legdrágább ma?
2. Melyiket éri meg az ERP-ben elsőként megoldani?
Következő lépésTO-BE kör május 4-i hét
Workshopmájus 11-i hét · Builder iroda
Forrás-anyagcap/erp-plan/as-is-documentation/